－事業内容を教えてください。

当社は、昭和42年に消防設備メンテナンスを主要事業として設立しました。消防法に基づく年2回の法定点検を基幹業務に据え、修理・改修工事や機器用品の販売、あるいは消防訓練のお手伝いなど、消防設備に関わる幅広いメンテナンスサービスを行っております。

消防設備には、建物や施設の用途や規模によっていろいろなバリエーションがあり、設置された時期やメーカーによっても特徴が違います。わが国の消防設備メンテナンス制度の確立とともに歩んできた当社は、あらゆる設備・機器に対応することができると自負しております。

創業以来培ってきたノウハウが認められ、今では電力会社や、病院、駅ビルなどの公共性の高いお客様や事務所ビルやマンションなど数多くのお客様のご契約を頂いております。

－今回BCP策定に取り組まれた理由を教えてください。

東日本大震災のとき、当社やお客様に大きな被害はありませんでした。しかし、首都圏で大地震が発生した時のことを考えると、おそらく自社の復旧作業がままならない中、お客様からの設備トラブル対応依頼が急増し、大きな混乱を迎えてしまうと思われます。今回はたまたま運が良かっただけ、自社のBCPの必要性を強く認識させられた経験でした。

実は、私一人で様々なテンプレートを使ってBCPの策定を試みましたが、当社の実態に沿うものができあがらず完成まで至りませんでした。東京都BCP策定支援事業へ参加し、BCPを完成させ、社員と共に意識を高められればと思いました。

－策定されたBCPの内容を教えてください。

発災直後には、消防設備のトラブルに対する応急対応依頼が殺到すると想定して、消防設備メンテナンス事業の一次対応業務を中心にBCP策定を進めていきました。設備への損傷が激しい場合の、本格復旧となる二次対応に関しては、発災後時間が経過してからの対応となると考えたためです。

一次対応業務は、顧客の設備内の自動火災報知設備やスプリンクラー消火設備などにトラブルが発生した場合に、電話で作業依頼が入ります。詳細を状況確認し各担当者より応急処置方法を顧客に電話にて伝える、もしくは緊急に編成した作業チームまたは協力会社と連携しながら現地に向かい対応することになります。

その一連の作業である、受付、応急処置の電話対応もしくは協力会社選定・指示、そして応急処置をする緊急対応チームとすべての業務に人員が必要ですので、社員の負傷を防ぐために全社員対象にヘルメットと安全靴の装備を用意しました。もちろん建物の窓、書類棚や机、OA機器などについて危険箇所を洗い出して被害を最小限に食い止めるための措置を施しました。

受付の主な手段である電話が不通となった際には、受電を会社管理のPHSおよび個人所有の携帯電話へ切り替え対応します。電話充電用発電機の購入、災害時メール受信体制の準備等も検討しました。協力会社選定と一次対応では、交通規制が実施されることや当社の対応可能な人員が不足することを鑑みて、顧客先が当社から10㎞圏内である場合はノーパンクタイヤの自転車で現場へ向かい、それ以上遠方の場合は近隣の協力会社に直接顧客先へ向かってもらうことに決めました。そのために、協力会社へ災害時における対応の説明と協力依頼を実施すると共に、協力会社と顧客の位置関係を記した協力会社MAPを作成しました。

－苦労されたポイントや、新たな気付きはありましたか？

当社の多くはない社員の中から、主要な社員を参加メンバーとして選出しましたが、スケジュール調整や資料作成などを通常業務と並行して行うことは、相当な負担になっていたと思います。しかし、事務局の頑張りもあり、策定作業が進みBCPへの理解が深まるにつれ、参加メンバーの意欲が高まってきたことで活発な討議となったことは大変良かったと思います。

副次的な効果として、本プロジェクトで採用されていた「1セッションで1つの結論を必ず決定していく」という手法を学べたことで、今後の社内会議において効率良く議論を深めていけると思いました。短い時間でとにかく形にしていく、多様な意見を拾って活かしていく方法を学べたことはとても有益でした。

－BCPを策定した感想をお願いします。

今回のBCP策定支援事業に参加した結果、まず形はできたと思います。しかし、これから社員全員に対して策定したBCPの周知徹底、安否確認を含む緊急時対応や災害対策本部運営の実施などの訓練を行う予定であり、実は今がスタートと捉えております。それには、今回参加した当社の策定メンバーが核となり運用できることを期待しています。

さらに、当社は日頃からたくさんの協力会社と仕事をしておりますので、その協力会社へもBCPの重要性をお話ししてBCP策定のアドバイス等できればと思います。