コンサルタントコラム

「PDCAサイクルを考える」

2009年12月22日

コンサルタント

高橋 征三

皆さんこんにちは。ニュートン・コンサルティングの高橋です。

私が日々、JSOX対応、BCM構築、ISO認証取得などのコンサルティングを
させていただいている中で、改めてPDCAの重要性を感じています。
今回のこのコラムでは、このPDCAについて考えてみようと思います。

PDCAとは、私が今更ご説明するまでもありませんがP=プラン、
D=ドゥ、C=チェック、A=アクトのことで、例えばISO9001で言えば、

P:年間の品質(数値)目標を立てましょう、
D:立てた目標を達成できるように様々な活動を実施し、
 必要に応じて記録を残しましょう、
C:内部監査で活動の実施状況を評価しましょう、
A:マネジメントレビューで総括し次のPに活かしましょう、

と、非常に大雑把にはこういうことです。

このISO9001の例は「企業全体としての取り組み」についての
「年間レベル」のPDCAですが、PDCAは、何も「企業全体の取り組み」
だけではなく、「企業を構成する様々な階層の組織や要員レベル」で
考えることもできますし、「年間レベル」だけではなく「四半期」・
「月次」・「週次」・「日次」で考えることができると思います。
さらには私が担当させていただいている各種の「プロジェクト」と
いう切り口でもPDCAが当てはまることがあります。

このように考えると、仕事を進めていく上では様々なPDCAが
存在することになり、それらは次々に現れては消え、
例えばあるPDCAのDの中で別のPDCAが内包されていたり、
ある人のPは別の人のDに密接に関連していたり、あるPDCAと同じ
時間軸で異なるPDCAが並行していたりと、右を向いても左を向いても
PDCAだらけです。加えて、PとDとCはあるけどAがないといった、
不完全なPDCAも有るかも知れません。

PDCAだらけでうんざりかも知れません。しかし企業運営・企業活動と
いったものは、こういったPDCA達の組み合わせで成り立っているのでは
ないでしょうか?そして、企業運営・企業活動の理想形は、全ての
PDCAがきっちりと整合している状態を指すのではないかと思います。

全てのPDCAを整合させるのはかなり大変だと思います。業務を
棚卸しして、組織・職掌・業務の流れ・経営レベルから担当者レベル
の目標、そういったものをきっちり作り上げる必要があるかと
思います。すごく大掛かりなBPRですね。

なんだか話がややこしくなりましたが、最後に、私が普段心がけて
いるPDCAをご紹介します。

日々仕事をしているといろいろなことが舞い込んできます。
舞い込んできた時点で、とりあえず頭の中に留めて、その他に
抱えている事項も考慮して、何にどのような順序で取り組むかを
決めます。このとき、一番いいのは「期限を設けること」です。
期限はその日中の場合もあれば、1ヶ月後くらいの場合もあります。
期限が差し迫っている場合はすぐ取り掛かりますが、
期限がある程度先の場合、どのようにやるかについては
あまり具体的に考えません。そうやって、大体いつぐらいまでに
何をやらなければならないかを常に把握しておきます。

ここまでは、恐らく誰でもやっていることだと思います。

次に、週が始まる前(日曜の就寝直前とか月曜の朝とか)に
その週にやることをリマインドします。そして毎日、仕事に
取り掛かる時点で、その日何をどのようにやるかを「具体的」
に決め(ここまでがP)、それを実行します(これがD)。
一日の終わりには、その日の朝やると決めたことについて、
やったかやれなかったか振り返り、翌日のリマインダにします
(これがCとA)。週の終わりも同じです。

毎日、毎週、このプチPDCAを回すのは大変なことのように思えるかも
しれませんが、慣れればそうでもありません。
そしてこれの最大のメリットは、自然と物事の優先順位付けと
時間管理ができるようになります。

皆様もいかがでしょうか?