コンサルタントコラム

仕事術:『創る』と『作る』は分けて考える

2011年08月31日

取締役副社長 兼 プリンシパルコンサルタント

勝俣 良介

取締役副社長 兼 プリンシパルコンサルタント 勝俣 良介
こんにちは。勝俣です。

皆さんはちょっとしたアイデア1つで「毎日の生活に良い変化が起きた」なんて体験ありませんか?

わたしの場合、今年これまでで一番ありがたかったアイデアは「絡まないイヤフォンコードの巻き方」です。

ジョギング中、通勤途中、帰宅途中・・・イヤフォンにお世話になることが多いのですが、以前は使っていない時のしまい方に悩まされていました。十分注意していても、気がつけばコードが複雑に絡み合っている、しかも、絡む・解く、を繰り返しているうちにコードが劣化し、壊れてしまうなんてことも。

そんなとき、ツイッター上でたまたま「絡まないコードの巻き方がある」という“つぶやき”を読んで、半信半疑で実践。

これが効果覿面。

それ以後、問題は全く起きなくなりました。
(※興味ある方は、文末にリンクを張っておきますね。)

このようにちょっとしたアイデア1つで大きなメリットを享受できる、ということが世の中にはたくさんあります。そこで今日は、仕事の効率化で役に立つアイデアを1つご紹介したいと思います。

■パソコンを使う時間を減らすことで仕事の生産性を上げる

提案書や企画書、報告書を作らなければ・・・

そんなとき、一日中パソコンの前に座っていたはずなのに、振り返ってみると実は大して作業が進んでいなかった・・・
そんなイライラ感に苛まれること、ありませんか?

「そういう資料作るの苦手なんだ」
「自分は仕事が遅くて嫌になる」

そんなお悩みをお持ちのあなた、ズバリ、逆療法の実践です。

パソコンの前に座る時間を強制的に減らしてみることをお勧めします。

「えっ!?何を言ってるんだ、時間が減れば作業時間も減るし、作業量も減ってしまう。そんなんで一体どうやって効率化が図れるんだ?」

そう疑問に思われる方・・・百聞は一見にしかず。
騙されたと思って、トライしてみてください。

■仕事への集中を妨げる誘惑の巣

なぜ、パソコンに座る時間を強制的に減らせ、なのか。

それはパソコンに誘惑が多いからです。

たとえば、メール。
「ピンポンッ!」と鳴る度に、メールソフトを開き、読み始めてしまう・・・
そんな方いらっしゃいませんか?

メールが届くたびにイチイチ手を止めていると、集中力が削がれてしまうことは言うまでもありません。実は非常に非効率なのです。

マイクロソフトのリサーチによれば、人はメールにひとたび気を削がれると、やっていた仕事に戻るのに平均25分かかるそうです。しかも、その半分の時間は「やっていたことが何であったか」を思い出すために費やされているそうです。

他にも誘惑はたくさんあります。

パワーポイントやワードといった本来は仕事を効率化してくれるはずのITツールにすら、です。いや、こうしたITツールがむしろ一番の戦犯なのかもしれません。何か資料をパワーポイントで作ろうとするときに、ふと気がつけば、時間の大半を文字の大きさや文言、レイアウトに費やしていたりします。わたしも昔は、気がつけば画面から文字がはみ出さないように文字の調整をするのにやたら時間を費やしていた、なんてことがありました。

■“創る”のは白いキャンパスに、“作る”のはパソコンに

誘惑の巣から逃れるためには、それぞれの目的に合わせて手段を変えることが鍵です。

中身を考える・・・すなわち“創る”際には、パソコンではなく、紙やホワイトボードなど白いキャンパスを使って行い、資料に起こす(体裁を整える)・・・すなわち“作る”ときにだけパソコンを用いるということです。

わたしは、この方法を実践するために、オフィスにいるときは極力、ホワイトボードを使うようにしています。パソコンよりもボードに向かっている時間の方が長いかもしれません。社外用には、常に白いA3の紙を何枚か持ち歩くようにしています。なお、こうした“創る”行為をするためには、“白いキャンパスのようなもの”であることがポイントです。罫線や小さい紙は、思考を制約する傾向があるからです。線が必要であれば、自分で線を引けばいいわけですから。

慣れないうちはアイデア出しもほどほどに、パソコンに向かって何か書き出さないと不安になってきます。徐々にパソコンに向かう比率を下げていくと良いでしょう。

目指したいのは、“創る”に8割、“作る”に2割の時間配分です。言い換えれば、パソコンに向かうときは、決めた内容を書き写すだけという状態が理想です。

ちなみに、パソコンに向かう時間を減らすことは、他にもこんなメリットがあります。

  • 目を休ませることができる
  • 電気代を減らすことができる
  • 気分転換をすることができる

どうです・・・実践しない手はないと思いませんか?

※絡まないコードの巻き方 >>動画