トウ・ソリューションズ様

533_ext_16_0.gif

株式会社トウ・ソリューションズはキユーピー・アヲハタグループのシステム部門と株式会社中島董商店のITセンターが有機的に統合、独立した企業で、グループ内外のシステム開発及び運用を一手に引き受けています。 世界のキユーピーを世に出すグループのシステムを支える根幹として、早くから積極的にISOにもとづくマネジメントシステムの導入・運用をおこなってきました。現在運用している3つのマネジメントシステムをもっと効率的に運用したいということで当社にご相談をいただきました。 その経緯に関して、管理部管理課 橋川氏にお話をお伺いしました。

533_ext_05_1.gif

-まずは、貴社の事業内容を教えてください。

当社は、キユーピーアヲハタグループ企業向けのソフトウェアの受託開発・運用およびシステム開発、機器販売をおこなっています。最近は、グループ企業のニーズを実際に理解して開発をおこなうためにも人事交流も盛んになってきており、グループとしての活動が活発化しています。

ISOは社内教育の一環

533_ext_05_2.gif

-貴社がISOの認証取得をおこなわれているのはどうしてですか?

当社の社長が人材育成に非常に熱心で、当初ISOは人材育成・教育のツールとして導入したんです。ISOを学ぶことはマネジメントサイクルを身に着けることになるので、これは仕事上のどのような側面においても役に立つというのが社長の持論です。 また、あらゆるセキュリティの源は人材が支えるわけですから、一番の近道はきちんとした人材を育成する、それはPDCAのサイクルにきちんと対応して業務をおこなえる人材を育成する、ということだという考えです。 そうした経緯から 2000年に環境のISO14001 2003年に品質のISO9001 2006年には情報セキュリティのISO27001 を取得しました。

複数の認証運用で社内作業が煩雑化

-3年ごとに認証を取得されているわけですね。  それで2009年は統合マネジメントシステムに取り組もうと思われたのですか?

特に時期に意図があったわけではないんですが、前述のとおり当社は3つの規格を運用しており、中でも一番古い規格はもう9年になります。そうすると、最初はフレッシュであった統制や仕組みが段々とマンネリ化して重くなってきているな、と実感するようになりました。それが今回の取り組みのきっかけです。 具体的には、後から規格を追加したことで、1つの業務に対して複数の規格による独立した手順や制約が設けられていたり、本来の業務とは別のところで規格に順ずるための作業が発生していたり、仕事の実態に即さない手順があったり、ということですね。 事務局の立場としては普段の活動の中で是正できれば良いのですが、やはり決まっていることを変更するのは勇気のいることだし、タイミングが難しいんです。なので、今回のようにプロジェクト化し、一度全てを洗い直して本来あるべき姿を追求する機会があると、思い切ったスリム化もできるのではないかと考えました。

統合のメリット:スリム化

-では今回のプロジェクトの目的はマネジメントシステムのスリム化だったわけですね?

その通りです。 社内からも手続きが煩雑であるという声が聞こえるようになってきていましたし、マネジメントも年に数回個別のマネジメントシステムに対するレビューや監査をおこなわなければならず無駄が生じていました。

統合は自社の環境に合わせて推進

533_ext_05_5.gif

-具体的にはどのようにしようと考えたのですか?

実際に統合をするにあたっては、PAS99(BSIマネジメントシステム社が開発している統合マネジメントシステムのガイドライン)を参考にしようと考えて、私自身BSIの研修コースを受講しました。コースは有意義で統合の考え方は良く理解できたのですが、それではそれをそのまま当社に当てはめることができるかというとそういう訳ではない。 繰り返しになりますが、当社は既に9年もマネジメントシステムを採用してきているので、当社の環境に合わせて運用しているわけです。そこへ統合のガイドラインにあわせた仕組みをあてはめようとすると、スリム化ではなく、さらに重い仕組みを導入することにもなりかねません。

533_ext_05_6.gif

それで、PAS99のガイドラインは参考にしつつ、当社の状況に会った統合作業をおこないたいと考えました。 ただ、それでは、当社が抱える課題や問題をどのようにすればガイドラインに抵触せず、尚且つ当社の従来の方法を尊重するのか、ということまでは自分たちでは分からなかった。

また、実際に構築をするにあたっては、事務局の人員全員がPAS99の教育を受けていることが望ましいと感じました。 それで、少々わがままな要望であるとは思いつつ、事務局の人員の教育をおこないつつ、当社が個別で抱えている課題や問題をPAS99に照らし合わせた際にどのように解釈すればよいのかということをアドバイスいただける会社を探しました。それでニュートンさんにご連絡をしたんです。

ニュートンのカスタムメイドコンサルティング

-当社を選んでいただいた理由は?

前述の要望を担当コンサルタントの勝俣さんに伝えたところ、当社のニーズに合致したサービスを提供してもらえると感じました。勝俣さんは当方の話をとても良く聞いてくれて、素早く且つ適切な答えを返してくれたので信頼できると感じました。

また、自分たちでは思いもよらなかった発想やアイディアも出していただいたので、今回のカスタムオーダーな要望にもきっと応えてくれるだろうという期待が持てました。 PAS99のコンサルティングに関しては、当社と同じような要望を持っている企業は多いと思います。ニュートンさんのようなパッケージではないカスタムメードなサービスはきっとそうした企業に喜ばれると思いますよ。

今後は社内で統合作業を推進

― 実際のプロジェクトはいかがでしたか?

短い時間で非常にうまく進みました。 もちろん、今回は事務局の教育と大枠の方針の整理をおこなっただけなので、実際にマネジメントシステムを統合、それを社内に普及・定着させる作業はこれから私たちがおこなっていかなくてはなりません。

でも、大方針はかたまったことと、今回のプロジェクトで事務局も考え方の整理ができたために、内部で色々と斬新なアイディアが出てきたりもしていて、期待が持てます。 また、これは個人的になんですが、今回勝俣さんとご一緒させていただいてコンサルスキルを少し学べたのはお得だったと感じています(笑) 勝俣さんのご説明は非常に明快で、話しながら内容を整理して、聞いている相手の理解を確認しながら進めるスタイルだと思うのですが、これは私たちが社内に対して統合マネジメントシステムの普及・PRをしていく際にも活用できるスキルだと思っています。

533_ext_05_8.gif

-今後の予定を教えてください。

今回作成した計画に基づいて、4、5月に運用を始めていく予定です。今年度中には一度通して統合されたマネジメントシステムで運用ができ、社内にうまく浸透してくれることを願っています。

-今日は貴重なお話をありがとうございました。

担当の声

コンサルタント冥利に尽きるご依頼

トウ・ソリューションズ様に対して、ご支援させていただいた内容は:
・ 統合に関する勉強会の実施
・ お客様が抱える現状の課題の整理
・ 統合方針(案)の作成
の3つでした。橋川様ほか、マネジメントシステム事務局の方々の積極的な参加もあったおかげで当初のプロジェクトの目的を無事に達成することができました。
中でも「統合に関する勉強会」は、本当に意味のある統合化を実現する上で、極めて重要な位置づけのものであったと感じています。これは、統合対象である文書や体制などを統合していいかどうか(または、統合すべき場合についてはどこまですればいいか)の判断は、それら(文書や体制等)が何のために、誰のために作られたのか?といった背景を正確に理解しないと答えを出せないためです。

「なぜ基本規程を作るのか?なぜ規程にこの項目を記載するのか?なぜこの分析をするのか?なぜ文書化をするのか?なぜ・・・」といった規格やマネジメントシステムの本質を正しくご理解いただけるような勉強会をワークショップ形式で実施いたしました。

なお、このあたりについては橋川様は「少々わがままな要望」とおっしゃられていましたが、私は、真に役に立つ統合を進めるためには、むしろそうした要望が出てくるのが正しい姿だと思っています。なぜなら、統合理由もさることながら、そもそも統合対象となる環境は、お客様によって異なるからです。

統合マネジメントシステムの規格であるPAS99では、いわゆるISO系の規格(EMS, QMS, ISMS, OHSAS, ITSMS等)を統合対象にしていますが、お客様によっては、J-SOXをはじめとするその他のリスクマネジメントについての統合を検討される場合もあり、そこから導き出される統合後の形は多種多様です。従って、型にはまった通り一辺倒のツールを使ったコンサル・・・では、本当の意味でお客様の望む目的を達成することはできないのだと思います。

最後に、今後、統合を進められるお客様に強く申し上げておきたいのは、「統合」は「魔法の杖」ではないという事実です。メリットもあればデメリットもあります。いい加減な統合は、かえってデメリットのみを大きくする可能性があります。 是非、「なぜ、統合したいのか?」をご自分に問いかけ、慎重に検討され、本当の意味で組織に役立つ統合化を進めていただければと思います。

お客様情報

称号 株式会社トウ・ソリューションズ
本社所在地 東京都新宿区西新宿7-1-12 董友ビル
設立 2005年4月 (中島董商店(1918年設立)より会社分割)
資本金 9000万円
従業員数 134名
代表者 代表取締役 杉村 邦政
事業目的 情報システムに関するコンサルティング業務全般、コンピュータソフトウェアの企画・設計・開発及び販売、コンピュータシステムの運営・管理など
URL http://www.to-solutions.co.jp/

(2008年9月末現在)

プロジェクトメンバー

お客様

管理部 管理課 課長

榎本 健二氏

橋川 雅量氏

岸本 卓也氏

岸本 卓也氏

ニュートン・コンサルティング

取締役副社長 兼 プリンシパルコンサルタント

勝俣 良介