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コラム

社長に読んでほしいISO学習塾<第6回>こんなに役に立つ内部監査! 審査のための監査はもうやめよう

2017年07月04日

代表取締役社長

副島 一也

代表取締役社長 副島 一也

ISO認証を取得し維持するためには、内部監査という少々変わったプロセスが求められます。社長の印象は、「認証機関の審査に備え、問題がないか社内で確認すること」のように思っていないでしょうか? そうだとすれば、大変もったいないと思います。

内部監査で求められているのは、

  • 適合性:規格の要求事項、および自社のルールに適合しているか?
  • 有効性:効果的に導入され維持されているか?

の二つです。

しかしながら、なぜか「適合性」ばかりをチェックしていないでしょうか? 要求事項に適合するためにルールを設け、守られているかどうかをチェックする。これは、規格の要求事項に適合するためだけの活動です。そして、そのルールが役に立っているかどうかという「有効性」は無視されます。そんなISOはもう魅力がありません。

自社の社員が内部監査を行うメリットは、自社のことがよく分かっていて、有効性の評価がしやすいことです。ルールはあるけれど守っていない、そこには理由があります。意味がない、そして単に邪魔ということだって多いものです。それだったら止めるべきです。

守らないことが悪いのではなく、ルールが悪い可能性も十分あります。会社は強く、勝ち続けなければなりません。同時に、優しく、人や法律など守るべきものもあります。そのルールは何のためにあって、有効に機能しているのだろうか? 本質的なことを本音で、本気で考えてみましょう。

内部監査で、こんな効果も期待できる

さて、そんな内部監査ですが、規格では内部監査員に力量を担保するよう求めています。ああ、また余計なお世話です。そのため、世の中にたくさんある外部セミナーの「内部監査員養成コース」に参加して、終了証があるということで担保しようとします。我々ビジネスパーソンはそんなにおバカなのでしょうか? 規格やルールが何のためにあって、それが有効かどうかを確認することが、そんなに難しいことなのでしょうか?

もしそうだとしたら、そもそもビジネスを分かっていない人を任命しているだけで、そんなもの役に立つ訳がありません。とはいえ、内部監査員養成コースに出ることで基本を学ぶことは良いことだと思います。ただし、ビジネスそのものの基本を理解する、それはまさに自社で力をつけることも大変重要だということを忘れてはなりません。
また、内部監査の進め方によって、以下のような効果があることも言及しておきます。
 

会社の仕組みを理解できる
内部監査チームに、伸び盛りで仕事をもっと覚えたいと思っている若手や、会社の仕組みやルールに少々後ろ向きなメンバーなどもあえて組み入れていきましょう。なぜ、会社のルールがあって、それらがどんな役割を果たしているか。また、現場では実際どんな活動がなされ、ルールはどう機能しているか。監査側に回ることで一気に理解が深まり、嬉しい成長を遂げてくれるでしょう。
 
他部署間での相互理解が深まる
内部監査部のメンバーだけで内部監査をするのではなく、各部署から担当を出してもらい相互に内部監査を実施しあうことも有効です。そうした活動によって、普段部門を隔てて何らかの壁があった人たちが、お互いをよく理解できるようになり組織力がアップしていきます。

内部監査を実施するときの心構え

最後に内部監査を実施するにあたっての、大事な心構えをお話します。それは、監査する側もされる側も、同じ目的を持った仲間だという意識です。「会社をもっと良くする」ために、一緒に考えている仲間なのです。指摘されたくないとか、適当にお茶を濁そうとかいう心理が働くと、本来の目的は達成できません。競争の激しいこの時代に、そんな無駄な時間は一秒も使いたくありません。

また、単に不具合を指摘するだけでなく、感心したことを「グッドポイント」として取り上げることも大切です。そうした情報の共有でも一体感は高まっていきます。
さあ、こんなに魅力的な活動である内部監査、使わない手はありません。意義ある内部監査を実施して、会社をますます良くしていきましょう!(大塚商会ウェブサイトより転載)

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