災害発生後、まずはじめに行うことが状況の把握です。社内および社外の状況を適切に把握することが早期復旧の第一歩となります。そのために被災状況チェックシートを準備しておきましょう。
その方法は、

1. インターネットで「被災状況チェックリスト」を検索してみて自社で使いやすそうなものを探し、それを参考にまずは自社版を作成してみる。
2. それを使用し非常事態の訓練をやってみる。その際、暗いところでの訓練も有効です。文字ばかりや書き込みにくいチェックリストだと使えないこともあります。また、実際自社で確認すべき内容がぬけ漏れているなど課題が見つかります。
3. 訓練での課題をもとに、図面や地図なども使って設備、順路、確認内容や記入スペースまで自社に合ったチェックシートに改善する。形式にこだわらず、準備し、使ってみて改善することが大切です。

適切な判断のためには的確な状況把握が不可欠、「非常時にゼロから確認」にならないよう備えておきたいものです。

[2015年 4月 1日公開]

非常時には誰もができるだけ早期に有用な情報を収集して適切な判断ができるようにしたいものです。また、企業は、非常事態において関係先に状況を表明する説明責任があります。お客様に対する迅速な連絡がより大きな信頼を生み、その際の対応がその後の営業に大きな影響を及ぼします。

社長や管理部長が全ての連絡先を把握していたとしても一人で全て行えるとは限りません。また、そもそも担当営業が個々に管理していると、その担当者がいなければわからないということはないでしょうか？

非常時に慌てないために、お客様リストを誰もがわかる形で用意しておきましょう。またその際、緊急時用として特別に作っても、すぐに情報は古くなり使えなくなります。平時に使用する顧客リストをただ整理してわかるようにしておけばいいわけです。

普段から顧客リストを整備せず、情報共有がなされていなければ、平時に、誰かが休暇をとるだけで困ったことが起きているかもしれません。非常時への備えを考えることで平時から仕事の質の改善にもつなげていきましょう。

[2015年 5月 1日公開]

さて、前回のコラムで、非常時に連絡すべき顧客リストについて話をしました。これは自ら説明責任がある相手ですが、そうした相手に連絡するにあたっては、自らを助けてくれるサプライヤーさんと連絡を取り合うことも非常に重要になります。

緊急時には資源は限られます。先に押さえたものだけが入手できます。ガソリン、原材料、エレベーターの復旧作業等々、災害が起こるとそれらの手配が集中します。１分１秒の差で入手できる、できない、の結果が変わります。入手できなければ、仕事ができません。仕事ができなければお客様を失います。そして一度失ったお客様はほぼ戻ってきてくれません。

いざという時に仕事を続け、お客様を守り、引いては自社の事業を守る。そのためには、材料、資材、サービスを確保するためにはどこの誰に連絡すればよいのか、こちらも顧客リスト同様、いやそれ以上にしっかり情報を整理し、誰かいなくてもお互いが分かるように平時から備えておきましょう。

[2015年 6月 1日公開]

（大塚商会ウェブサイトより転載）